Recuperar tu sitio cuando se va el voluntario que lo hizo

“¡¡Hola!! Perdón, no me acuerdo de la contraseña, creo que estaba en mi laptop vieja. ¿Prueben con el correo de info@? ¡Los extraño!”

Esa es la respuesta, mandada desde un aeropuerto, a la pregunta que a nadie se le ocurrió hacer mientras Marcos todavía iba a las juntas de los jueves. Marcos es inventado. La situación es tan común que quizá acabas de sentir un pequeño escalofrío.

Muchos sitios buenos los hacen voluntarios. Los hacen gratis, en fines de semana, porque creen en el trabajo. El problema llega después, cuando hay que cambiar algo y la única persona que sabía cómo ya no está.

La plática que nunca se tiene

Casi siempre pasa igual. El sobrino de alguien del consejo, una mamá que trabaja en diseño o un ingeniero jubilado al que le gustan los proyectos se ofrece a hacer el sitio. Todos lo agradecen. El sitio sale, se ve mejor que el anterior y durante dos o tres años funciona sin hacer ruido.

Nadie anota nada, porque no hace falta. Marcos está ahí. Si algo falla, alguien le manda un mensaje y él lo arregla el domingo en la noche. Todo el arreglo se sostiene con buena voluntad y un número de celular.

Un día Marcos consigue trabajo en otro estado, tiene un bebé o simplemente se cansa. Se va en buenos términos. Hay pastel. Seis meses después, la directora necesita publicar una vacante. Ahí descubre que la única persona que podía entrar al sitio era el festejado del pastel. Nadie encuentra la página de vacantes, mucho menos cómo editarla.

Anota hoy dónde vive cada cosa

Un sitio en realidad son tres cosas: el dominio (tu dirección), el hosting (donde viven los archivos) y el constructor del sitio o el código. Cada una tiene su contraseña. Encuentra las tres, ponlas a nombre de tu organización y guárdalas donde al menos dos personas del equipo puedan llegar. Sobre el dominio escribimos en de quién es tu sitio.

Luego sigue, porque un sitio tiene parientes. Haz una lista corta de todas las cuentas que lo tocan, con el correo con el que se entra a cada una:

• El registrador del dominio, donde se renueva la dirección cada uno o dos años.
• La cuenta del hosting o del constructor del sitio.
• Google Search Console, que muestra cómo aparece tu sitio en Google.
• Tu Perfil de Empresa en Google, la ficha que la gente ve en Maps.
• La analítica, si alguien la configuró.
• El correo que recibe tus formularios de contacto y de donativos.

Algunas de estas cuentas tienen reglas sobre quién manda. Google Search Console dice que una propiedad debe tener al menos un propietario verificado, o nadie puede entrar. Un Perfil de Empresa en Google puede tener varios propietarios, pero solo un propietario principal. Si el único propietario en cualquiera de las dos es el Gmail personal de un voluntario, ya sabes de dónde va a venir tu siguiente problema.

El nombre de tu organización, dos personas, un lugar seguro

La solución es aburrida, y eso es buena señal. Cada cuenta debería estar registrada con un correo que controle la organización, de preferencia uno compartido como web@ que no sea de nadie en particular. Al menos dos personas del equipo deberían poder entrar a cada cuenta. Mejor si cada quien tiene su propio acceso en vez de pasarse una sola contraseña.

Guarda los accesos en un administrador de contraseñas que pague la organización, para que el acceso sobreviva a la gente que llega y se va. Un Excel llamado “contraseñas FINAL v2” en el escritorio de alguien no cuenta, por más cuidado que le hayan puesto.

Una vez al año, cuando renueves el dominio o apruebes el presupuesto, abre la lista y revísala. ¿Todavía funciona cada acceso? ¿Aparece alguien que ya se fue? Toma más o menos una hora, y quien lo revise debería ser parte del equipo.

Averigua quién puede cambiar la fecha de un evento

Haz la prueba: pídele a quien esté esta semana que actualice en el sitio la fecha de tu próximo evento. Si la respuesta implica esperar a alguien, el sitio solo es tuyo a medias. Las fechas, los nombres del equipo, un programa nuevo o una foto nueva deberían ser cosas que tu propio equipo cambia en unos minutos, sin miedo a romper la página de inicio.

Fíjate en lo que pasa cuando lo intentan. Piensa en un comedor comunitario cualquiera, con una coordinadora de voluntarios que sabe exactamente qué hay que cambiar y se mueve perfecto entre correos y hojas de cálculo. Abre el editor del sitio, ve un muro de cajas que dicen “div block 47” y cierra la pestaña. En teoría el sitio la deja editar. En la práctica, no.

Si te suena conocido, el problema está en cómo se armó el sitio, y tiene arreglo. Un buen sitio le da al equipo campos claros y con nombre para lo que cambia seguido: eventos, integrantes del equipo, programas, noticias. El diseño queda protegido, así que nadie rompe la página de inicio por accidente.

Lo hecho a mano no siempre es lo más amable

Algunos sitios de voluntarios están hechos con mucho cariño y mucho código a la medida. Eso es maravilloso hasta que algo se descompone y nadie más lo puede leer. Cuando lo rehagas, pide un sitio que tu equipo pueda editar sin saber programar, con una capacitación corta y una guía por escrito para consultar después.

Quien sea que haga la siguiente versión, voluntario o agencia, estas son preguntas justas antes de empezar:

• ¿A nombre de quién y con qué correo van a quedar todas las cuentas?
• ¿Qué partes del sitio puede editar nuestro equipo y cuáles necesitan a alguien que programe?
• ¿Van a capacitar a dos personas nuestras y dejar una guía por escrito, en lenguaje sencillo?
• Si mañana desaparecen, ¿qué necesitaría otra persona para hacerse cargo?
• ¿Cuánto cuesta mantener el sitio cada año y a quién le llegan los cobros?

Quien hace bien su trabajo contesta esto con gusto. Seguro le ha tocado heredar el proyecto misterioso de alguien más.

Los que vemos más seguido

Casi todos los problemas salen de decisiones chiquitas que en su momento parecían inofensivas. Estas son las que conviene revisar ya:

• El dominio se renueva con la tarjeta personal de un voluntario, así que el aviso de renovación le llega a alguien que ya no lee tus correos.
• El formulario de contacto manda los mensajes al correo de un exvoluntario, y nadie se da cuenta hasta que un donante pregunta por qué nunca le contestaron.
• El sitio depende de plugins o complementos que nadie ha actualizado desde que se fue quien los instaló.
• Hay una versión más nueva del sitio en la computadora de alguien que nunca se publicó, y nadie sabe cuál es la buena.

La segunda merece una prueba. Llena hoy tu propio formulario de contacto y ve a quién le llega. Escribimos más sobre esto en quién lee los formularios de tu sitio.

Quédate con el voluntario, cambia la estructura

Nada de esto quiere decir que dejes de trabajar con voluntarios. Organiza las cosas de modo que su generosidad no se vuelva un punto único de falla. Una buena entrega es un regalo para quien sigue, y también para el voluntario, que preferiría no recibir mensajes sobre contraseñas en los aeropuertos.

Si tu voluntario sigue cerca, ten la plática de la entrega ahora, mientras todo es cordial y nadie tiene prisa. Pídele que les explique las cuentas a dos personas del equipo, que pase cada una al correo de la organización y que grabe un video corto de su pantalla mostrando cómo actualiza las cosas. Casi todos los voluntarios agradecen que se los pidan. Llevan tiempo preocupados por lo mismo, en silencio.

Si ya se fue, empieza por lo que sí puedes alcanzar. El registrador del dominio y la empresa de hosting suelen tener una forma de comprobar que eres la organización. Tu asesor o el soporte del proveedor te pueden decir qué documentos van a pedir. Tarda más que un mensaje a Marcos, así que empieza la misma semana en que detectes el hueco.

Si tu sitio depende de alguien que ya no está y quieres un plan para recuperarlo, agenda una llamada de 30 minutos y revisamos juntos quién tiene qué.

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