Una convocatoria para tu sitio web que las buenas agencias sí contesten

La solicitud de propuestas tenía cuarenta páginas. Traía una sección de seguros, otra con la historia de la organización desde 1987, una tabla de treinta y una funciones obligatorias y un plazo de once días. Lo que no traía era presupuesto. Se mandó a una docena de agencias y regresaron tres respuestas: dos de empresas que contestan todas las convocatorias con la misma plantilla y una de un freelancer que preguntaba si había que leer las cuarenta páginas.

La organización es inventada. La convocatoria es muy real, y quienes la escribieron hicieron todo lo que les dijeron. Fueron cuidadosos y justos, y querían buenas propuestas. El documento simplemente hizo que las buenas agencias sacaran cuentas y se retiraran sin hacer ruido. Aquí va cómo escribir la versión que esas agencias sí contestan.

Qué pasa cuando una agencia abre tu convocatoria

Ayuda saber cómo se ve tu convocatoria desde el otro escritorio. Piensa en una agencia chica, de seis personas, de las que hacen trabajo cuidadoso para organizaciones de tu tamaño. Un viernes en la tarde alguien abre tu PDF y empieza a calcular. ¿Cuánto tardamos en leerlo? ¿Cuánto en armar la respuesta? ¿Qué tan probable es ganar? ¿El proyecto siquiera es de nuestro tamaño?

Con cuarenta páginas y sin presupuesto, todo eso se vuelve adivinanza. Una buena respuesta puede comerse dos o tres días de la gente con más experiencia, sin cobrar, sin saber si el cliente espera una plantilla o un desarrollo a la medida. Las agencias con la agenda llena casi siempre deciden que no les conviene. Las que sí contestan suelen ser las que tienen un área de ventas dedicada a responder convocatorias.

Quienes compran tecnología también lo han notado. Cuando 18F, un equipo de tecnología del gobierno federal de Estados Unidos, escribió una guía para dependencias que contratan software, señaló que los negocios nuevos y pequeños no siempre tienen gente dedicada a escribir propuestas, como sí la tienen las empresas grandes. Una convocatoria pesada suele perder justo a los equipos chicos y atentos que muchas organizaciones quieren contratar.

Esconder el presupuesto no te consigue un mejor precio

Muchas organizaciones omiten el presupuesto para que nadie infle la cotización. Lo que pasa en cambio es que cada agencia adivina. Una cotiza una plantilla, otra un desarrollo a la medida, y terminas comparando una bicicleta con una camioneta.

Un rango, aunque sea amplio, les dice a las agencias qué tipo de proyecto es. Las que pueden hacerlo bien con ese monto te lo dirán, y las demás les ahorrarán una tarde a los dos. Si el consejo todavía no tiene una cifra, escribe el rango que podrías defender con tranquilidad en la siguiente junta. Siempre puedes aclarar que la parte alta es un esfuerzo.

Si no tienes idea de qué rango es razonable, en cuánto cuesta un sitio web están los niveles más comunes antes de comprometerte a nada.

Empieza por lo que está fallando hoy

Treinta y una funciones se leen como una lista del súper que escribió alguien más. “Calendario de eventos” puede ser una página que actualizas dos veces al año o un sistema completo de boletos. Dos agencias lo van a cotizar de forma muy distinta, y las dos van a tener razón.

Mejor cuéntales qué está fallando. Los donantes no encuentran el botón para donar en el celular. El equipo de programas espera dos semanas a que alguien cambie una fecha. Al consejo le da pena mandar gente al sitio. Cada una de esas frases le da a la agencia algo que resolver, y a las buenas agencias les interesan los problemas. Suelen ser las mejor preparadas para decirte qué funciones necesitas de verdad.

Una prueba útil: si una línea de tu convocatoria nombra una función, pregunta quién se quejó y qué estaba intentando hacer. Escribe eso en su lugar. “Las familias no saben qué programas todavía tienen lugar” le da a una agencia mucho más con qué trabajar que “módulo de registro de eventos”.

Da las semanas suficientes para hacerlo bien

Un plazo de once días casi siempre selecciona a la agencia que tuvo una semana tranquila. Da tres o cuatro semanas, una persona con nombre para recibir preguntas y una sola ronda de respuestas compartida con todos los que participan.

Esa ronda compartida importa más de lo que parece. Si una agencia pregunta si las donaciones en línea van dentro del sitio o en otra plataforma, todas deberían ver la respuesta. Así las propuestas se pueden comparar y tú no contestas la misma pregunta seis veces. Te cuesta poco y les dice a las agencias que vas a ser un buen cliente.

Pide propuestas cortas que puedas comparar

Si tu convocatoria tiene cuarenta páginas, las respuestas también, y alguien de tu equipo las va a tener que leer todas. Pide menos. La guía de 18F les dice a las dependencias que exijan propuestas de menos de 10 páginas y recomienda un límite estricto de cinco. El sitio de una organización no necesita más espacio que el software de una dependencia federal.

Dentro de ese límite, pídele a cada agencia lo mismo para poder ponerlas lado a lado:

• Dos o tres proyectos anteriores parecidos al tuyo en tamaño y presupuesto, con enlaces.
• Los nombres y roles de las personas que de verdad trabajarían en tu sitio.
• Un plan general con etapas y una fecha aproximada de lanzamiento.
• Un precio, con lo que incluye y lo que no.
• Qué pasa durante el primer año después del lanzamiento.

Cuando lleguen las propuestas, en cómo comparar cotizaciones explicamos cómo entender precios que no se parecen en nada.

Platica con las finalistas antes de decidir

Una propuesta escrita te dice quién redacta bien. Una conversación te dice con quién vas a trabajar cada semana durante cuatro meses. Quédate con dos o tres agencias y dedica una hora a cada una.

18F usa estas pláticas para revisar el papeleo: describe las entrevistas como una medida crítica de control de calidad que confirma lo que dijo la propuesta. Tú las puedes usar igual. Asegúrate de que esté en la llamada quien dirigiría tu proyecto, que a veces es otra persona distinta de quien te lo vendió. Luego haz unas cuantas preguntas directas:

• Cuéntenos de un proyecto que salió mal y qué cambiaron después.
• ¿A quién necesitan de nuestro lado y cuántas horas a la semana?
• ¿Qué recortarían primero si el presupuesto termina en la parte baja?
• ¿Podemos hablar con un cliente anterior de nuestro tamaño?

Después llama a ese cliente. Pregúntale si el sitio salió cuando lo prometieron y si su equipo lo puede actualizar sin llamarle a nadie. Esas dos respuestas suelen decir más que el portafolio.

Las costumbres que te cuestan buenas propuestas

Casi todas nacen de buenas intenciones. Alguna vez alguien tuvo un mal proveedor y la convocatoria creció una sección nueva para que no se repitiera. Hay patrones que vemos una y otra vez:

• Copiar la convocatoria de hace diez años, con requisitos para cosas que ya nadie usa.
• Exigir una propuesta de diseño completa antes de que alguien hable contigo, lo que obliga a las agencias a adivinar tu público gratis.
• Mandarla a veinte agencias a la vez, lo que le dice a cada una que sus probabilidades son bajas.
• Calificar solo por precio, así que gana la adivinanza más barata.

El último es el más difícil de evitar en un consejo. Una propuesta más barata que da por hecho que tu equipo va a escribir cada página y a pasar todo el contenido viejo es otro proyecto, y conviene decirlo en voz alta antes de que alguien vote.

Con cinco páginas alcanza

Las convocatorias más útiles que vemos son cortas. Cubren esto, y poco más:

• Quiénes son y para quién es el sitio, en un párrafo.
• Qué no funciona hoy, en palabras sencillas.
• Un rango de presupuesto y una fecha aproximada de lanzamiento.
• Quién decide y cómo van a elegir.
• Qué quieren que les mande cada agencia.

Lo que una agencia necesite además de eso es una buena pregunta para la llamada. Si antes tu consejo necesita ponerse de acuerdo, en qué llevar a la primera junta está el trabajo previo que hace fácil escribir estas cinco secciones.

Si estás armando una convocatoria y quieres una segunda lectura antes de mandarla, agenda una llamada de 30 minutos y la revisamos contigo, aunque al final no participemos.

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