Qué preparar cuando tu consejo pide un sitio web nuevo

Pasa en “asuntos generales”, casi siempre después del presupuesto. Alguien del consejo dice que el sitio se ve viejo. Otra persona dice que su sobrina lo podría rehacer en un fin de semana. Alguien más pregunta si se puede “hacer como el de las organizaciones grandes”. La junta termina con el acuerdo de revisarlo, y la revisada cae en tu escritorio.

Esa primera plática con una agencia sale mucho mejor si llegas con algunas cosas ya escritas. Ninguna toma mucho tiempo y ninguna requiere decidir nada de diseño. Todas caben en una hoja, y esa hoja te ahorra semanas.

Ponle nombre a la gente para la que es el sitio

Olvídate de “la comunidad”. Nombra personas concretas: una mamá que busca las fechas de un programa en el celular, una fundación que revisa tu trabajo antes de una visita, un voluntario que se quiere inscribir. Cuando todos están de acuerdo en para quién es el sitio, la mitad de las discusiones sobre colores y fotos se resuelven solas.

Describe con detalle cómo llegan. La mamá probablemente está en el estacionamiento de la escuela con una sola rayita de señal. Para mucha gente el celular es todo el internet que tiene. En Estados Unidos, el Pew Research Center encontró que 16% de los adultos usan internet solo desde el celular, sin banda ancha en casa. En hogares que ganan menos de 30,000 dólares al año, la misma encuesta lo sube a 29%. Si tus programas atienden a familias con presupuesto apretado, da por hecho que muchas solo van a ver tu sitio en el celular.

Escribe tres o cuatro de estas personas, cada una en una frase: quién es, a qué viene y qué aparato trae en la mano. Las agencias van a diseñar para quien pongas en esa lista, así que conviene hacerla bien.

Escribe lo que sale mal hoy

Pregúntale al equipo de qué está cansado. Las respuestas suelen ser concretas y un poco chistosas: la página para donar que solo funciona en computadora, la de eventos que nadie puede editar, el directorio que todavía incluye a alguien que se fue en 2021. Esa lista le sirve más a una agencia que cualquier tablero de inspiración.

No hace falta una encuesta. Quince minutos con cada persona que usa el sitio son suficientes. Pregúntale qué intentó hacer en la página el mes pasado y no pudo, qué cosas le preguntan por teléfono o por correo que el sitio debería contestar, y a qué páginas prefiere no mandar a nadie.

Después pregúntale a recepción, porque recepción se entera de todo. En una versión compuesta de algo que escuchamos seguido, la recepcionista tiene un post-it con la dirección actual del programa, porque el sitio todavía trae la vieja y ella la dicta por teléfono varias veces a la semana. Si cada semana llegan por teléfono las mismas preguntas, esas preguntas van cerca de lo más alto de tu nueva página de inicio.

Anota lo que conviene conservar

Los rediseños tienen la costumbre de tirar lo bueno junto con lo viejo. Antes de que alguien hable de empezar de cero, averigua qué hace bien el sitio actual.

Si tienes analíticas, revisa qué páginas visita la gente de verdad y cómo llega a ellas. Muchas veces un puñado de páginas se lleva casi todo el tráfico, y una de ellas es algo que nadie habría adivinado, como una nota vieja del blog sobre un programa que todavía recibe búsquedas constantes. Esas páginas tienen que sobrevivir a la mudanza, en la misma dirección o con redirecciones bien hechas. Te explicamos por qué en qué pasa cuando un rediseño pierde su tráfico de Google.

De paso, abre el sitio en tu propio celular e intenta hacer las tres cosas a las que vienen las personas de tu lista. Google ve la misma versión que tienes en la mano: dice que usa la versión para celular del contenido de un sitio para indexarlo y clasificarlo. Si la versión del celular es la débil, eso va en tu lista. En cómo se ve tu sitio en el celular hay una revisión rápida para esto.

Averigua quién tiene las llaves

Antes de diseñar nada, alguien necesita acceso al dominio, al hosting y al sitio actual. En una cantidad sorprendente de organizaciones, ese acceso está en el correo personal de alguien que ya no trabaja ahí.

Haz una lista corta de cada cuenta de la que depende el sitio y quién puede entrar a cada una. Las de siempre son el registro del dominio, el hosting, la plataforma del sitio, la herramienta de donaciones, el boletín por correo y el Perfil de Negocio de Google. Si en esa lista aparece alguien que ya se fue, empieza a buscarle desde ahora, con amabilidad, mientras todavía recuerde la contraseña. Averiguarlo ahora te ahorra semanas después. Lo contamos en de quién es tu sitio.

Decide quién decide

Un comité puede opinar. No puede aprobar una página de inicio. Antes de empezar, acuerden una o dos personas que aprueban cada etapa y cómo se le informa al consejo.

Casi todos los proyectos de sitio que hemos visto atorados están en la bandeja de entrada de alguien, esperando a que la cuarta persona del hilo conteste. Una regla sencilla ayuda: los comentarios se reciben durante una semana y luego decide la persona que aprueba. El consejo recibe un resumen corto en cada sesión ordinaria y ve el diseño una vez antes de que sea definitivo. Pon la regla por escrito y compártela con el consejo antes de la primera revisión de diseño.

Lleva un rango de presupuesto, aunque sea aproximado

No necesitas una cifra final. Con un rango, la agencia te puede decir en la primera llamada qué es realista, en vez de tres semanas después. Si no sabes por dónde empezar, en cuánto cuesta un sitio web están los rangos más comunes.

Acuérdate de presupuestar también el año después del lanzamiento. El hosting, las actualizaciones, los arreglos chicos y una página nueva de vez en cuando cuestan algo, y un sitio sin dinero apartado para eso empieza a verse viejo antes de lo que todos esperan.

Ten listas las respuestas para la junta

Los comentarios de “asuntos generales” van a regresar, así que ayuda tener respuestas tranquilas.

La sobrina es una opción real para algunas organizaciones, y una oferta generosa. La pregunta que conviene llevar es qué pasa el segundo año, cuando ella esté ocupada y se descomponga el botón para donar. Si el plan depende de una sola persona voluntaria, debería incluir una forma de entregar el sitio. Ya vimos qué pasa cuando quien hizo el sitio se muda.

Las organizaciones grandes son una buena referencia, siempre que todos recuerden que tienen departamentos enteros detrás de esos sitios. Pregúntale a esa persona del consejo qué parte le gustó. Casi siempre es algo concreto y alcanzable, como un botón para donar fácil de encontrar o fotos reales de gente real, y eso sí hay que anotarlo.

“Se ve viejo” también merece una pregunta más. ¿Viejo para quién, y haciendo qué? Si la respuesta es “para la fundación con la que nos reunimos el mes que entra”, ya tienes una fecha límite y un público para agregar a tu hoja.

Ponlo todo en una sola página

Cuando termines de preguntar, la hoja que lleves a la primera llamada puede ser corta. Cubre estos puntos, en frases sencillas:

• Las tres o cuatro personas para las que es el sitio y a qué viene cada una.
• Lo que sale mal hoy, con las palabras del equipo.
• Las páginas y funciones que conviene conservar.
• Cada acceso del que depende el sitio y quién lo tiene.
• Quién aprueba el trabajo y cómo se mantiene informado al consejo.
• Un rango de presupuesto, incluido el año después del lanzamiento.

Si después el consejo pide una convocatoria formal, esta hoja es casi toda la convocatoria. En cómo pedir propuestas para un sitio web seguimos desde ahí.

Con esa hoja en la mano, tu primera llamada con una agencia puede tratar de tu organización y no de logística. Si quieres que esa llamada sea con nosotros, agenda una llamada de 30 minutos y trae tu hoja.

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